Email blast - Advisor Ranking Contests/Lists – Action Items”

Dear Registrants,

Staff from the Canadian Securities Administrators (the CSA) and the Canadian Investment Regulatory Organization (CIRO and together with the CSA, we) are reminding all registered firms and individuals of their obligation to comply with the requirements set out in section 13.18 of National Instrument 31-103 Registration Requirements, Exemptions and Ongoing Registrant Obligations (NI 31-103), CIRO Investment Dealer and Partially Consolidated Rule section 3640, and CIRO Mutual Fund Dealer Rule 1.2.5, which came into force on December 31, 2021.

We understand that many registered firms and/or their registered individuals participate in various so called “top/best” firm/advisor ranking contests/lists. In some cases, registrants also pay a fee in order to be considered or to participate in these ranking contests/lists. The results of these ranking contests/lists are subsequently published on websites and/or in media or industry publications; and in many cases, are also referenced on a registered firm’s website or a registered individual’s webpage, LinkedIn profile, or other site(s) accessible to the public.

A registered individual’s sales activity or revenue generation are distinct from their proficiency, experience, and qualifications. If a prestigious sounding award or recognition considers the registered individual’s sales activity, revenue generation, or assets under management, this could reasonably be expected to deceive or mislead a client as to the proficiency, experience, or qualifications of that registered individual, as per paragraph 13.18(1)(a) of NI 31-103, IDPC Rule 3640(1)(i) or MFD Rule 1.2.5(1)(a), as applicable. Furthermore, these ranking contests/lists generally use sales activity or revenue generation as a factor to determine an individual’s inclusion in the ranking contest/list. As per paragraph 13.18(2)(a) of NI 31-103, IDPC Rule 3640(2)(i) or MFD Rule 1.2.5(2)(a), as applicable, if inclusion in such ranking contest/list is based partly or entirely on a registered individual’s sales activity, revenue generation or assets under management, then referencing the results of these ranking contests/lists on the firm’s website or a registered individual’s webpage, LinkedIn profile, or other sites accessible to the public will be considered a compliance deficiency. A registered individual must not use that award or recognition in client-facing interactions, including any marketing or client communications such as webpages or LinkedIn profiles.

Even in cases where the award or recognition is not referenced in advertising or marketing materials issued directly by a registered firm or individual, the publication of the results by the contest sponsors could be seen as a compliance deficiency based on IDPC Rule 3603 and MFD Rule 2.7.2 as a result of their participation in the contest.

Even where the stated ranking criteria is not based on sales activity, revenue generation, or assets under management, the actual results we have observed in certain cases would suggest otherwise. We therefore remind all chief compliance officers and ultimate designated persons to monitor your registered individuals’ participation in any advisor ranking contest.

Next steps

All registered firms and individuals are required to comply with the requirements discussed above and should immediately take steps to get into compliance. This should include removing references to the award or recognition in any marketing or client communications including on webpages or LinkedIn profiles. While we do not intend to individually contact each registered firm/individual that has participated in such ranking contests/lists in the past, we will continue to review and evaluate registrants’ compliance with the requirements discussed above during regular compliance examinations and will use all tools available along the compliance enforcement continuum to address any non-compliance.

Thank you,

Compliance and Registrant Regulation Staff

Ontario Securities Commission

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Bonjour,

Le personnel des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les ACVM) et de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (l’OCRI et, avec les ACVM, nous) rappelle à toutes les sociétés et personnes physiques inscrites leur obligation de se conformer aux exigences énoncées à l’article 13.18 du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le Règlement 31-103), à l’article 3640 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées de l’OCRI (les Règles CPPC) et à la Règle 1.2.5 des Règles visant les courtiers en épargne collective de l’OCRI, exigences qui sont entrées en vigueur le 31 décembre 2021.

Nous constatons que de nombreuses sociétés et leurs personnes physiques inscrites participent à des concours visant à établir le palmarès des meilleurs conseillers/courtiers. Dans certains cas, elles paient aussi des frais pour participer à ces concours. Les palmarès résultant de ces concours sont par la suite publiés sur des sites Web, dans des médias ou dans des publications du secteur et, souvent, sont mentionnés sur le site Web d’une société inscrite, sur la page Web ou le profil LinkedIn d’une personne physique inscrite ou sur d’autres sites accessibles au public.

Le volume de ventes ou le chiffre d’affaires généré par une personne physique inscrite se distingue de ses compétences, de son expérience et de sa qualification. On peut s’attendre de façon raisonnable à ce que toute reconnaissance ou récompense à l’apparence prestigieuse qui est associée au volume de ventes, au chiffre d’affaires généré ou aux actifs gérés d’une personne physique inscrite induise un client en erreur quant aux compétences, à l’expérience et à la qualification de cette personne (se reporter à l’alinéa 13.18(1)(a) du Règlement 31-103, à l’alinéa 3640(1)(i) des Règles CPPC ou à l’alinéa a) du paragraphe 1) de la Règle 1.2.5 des Règles visant les courtiers en épargne collective, selon le cas). En outre, les concours visant à établir le palmarès des meilleurs conseillers utilisent généralement le volume de ventes et le chiffre d’affaires généré comme un facteur permettant de déterminer l’inclusion d’une personne dans le palmarès. Or, en vertu de l’alinéa 13.18(2)(a) du Règlement 31-103, de l’alinéa 3640(2)(i) des Règles CPPC ou de l’alinéa a) du paragraphe 1) de la Règle 1.2.5 des Règles visant les courtiers en épargne collective, si l’inclusion d’une personne dans un tel palmarès est fondée partiellement ou entièrement sur son volume de ventes, son chiffre d’affaires généré ou ses actifs gérés, la publication d’un tel palmarès sur le site Web d’une société, sur la page Web ou le profil LinkedIn d’une personne physique inscrite ou sur d’autres sites accessibles au public sera considérée comme un problème de conformité. Une personne physique inscrite ne peut utiliser une telle récompense ou reconnaissance dans des interactions avec des clients, que ce soit dans des documents de marketing ou des communications avec les clients, y compris les pages Web ou les profils LinkedIn.

Même dans les cas où une récompense ou une reconnaissance n’est pas mentionnée dans des documents de publicité ou de marketing émis directement par une société ou une personne physique inscrite, la publication des résultats par les commanditaires d’un concours pourrait être considérée comme un problème de conformité en vertu de l’article 3603 des Règles CPPC et de la Règle 2.7.2 des Règles visant les courtiers en épargne collective en raison de la participation au concours.

De plus, même lorsqu’il est précisé que les critères de classement ne sont pas fondés sur le volume de ventes, le chiffre d’affaires généré ou les actifs gérés, les résultats réels que nous avons observés dans certains cas indiquent qu’il en est autrement. Par conséquent, nous rappelons à tous les chefs de la conformité et à toutes les personnes désignées responsables de surveiller la participation de leurs personnes inscrites à tout concours visant à établir le palmarès des meilleurs conseillers.

Prochaines étapes

Toutes les sociétés et personnes physiques inscrites doivent se conformer aux exigences susmentionnées et devraient immédiatement prendre des mesures à cette fin, notamment en retirant les mentions d’une récompense ou d’une reconnaissance des documents de marketing ou des communications avec les clients, y compris les pages Web et les profils LinkedIn. Bien que nous n’ayons pas l’intention de communiquer avec chacune des sociétés et personnes physiques inscrites qui ont participé à des concours visant à établir le palmarès des meilleurs conseillers, nous continuerons d’examiner et d’évaluer la conformité avec les exigences mentionnées ci-dessus durant nos inspections régulières de la conformité et utiliserons tous les outils de notre processus disciplinaire qui sont à notre disposition pour régler les situations de non-conformité.

Merci,

Personnel du secteur de la conformité et réglementation des inscrits

Commission des valeurs mobilières de l’Ontario